Assistent\*in der Geschäftsleitung

I.K. Hofmann GmbH
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KI-Zusammenfassung

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung, die für die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Meetings und die Verwaltung vertraulicher Dokumente verantwortlich ist. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position mit und sind sicher im Umgang mit MS Office. Ihre Aufgaben umfassen auch die Organisation von internen und externen Meetings sowie die Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen Belangen.

Das sind wir!

Wir sind Teil der I.K. Hofmann GmbH, die weltweit mehr als 17.000 Menschen in Arbeit bringt. In Österreich zählen wir mit rund 5.000 Mitarbeiter\*innen an mehr als 20 Standorten zu den besten Personaldienstleistern. Durch Offenheit und Klarheit schaffen wir Vertrauen zu unseren Mitarbeiter\*innen und fördern das Miteinander im Team.

Wen suchen wir?

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Bürokommunikation oder vergleichbar
  • Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Assistenz der Geschäftsführung oder im Office Management
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Büroorganisationstools
  • Erfahrung im Projekt- und Zeitmanagement von Vorteil
  • Organisationstalent mit Blick für Details
  • Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
  • Souveränes Auftreten, ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Was erwarten wir?

  • Koordination und Verwaltung der Termine, Reisen und Kalender der Geschäftsleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Protokollen
  • Erstellung von Berichten, Statistiken und Entscheidungsvorlagen
  • Organisation und Verwaltung vertraulicher Dokumente
  • Verantwortung für die Büroorganisation und reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft
  • Verwaltung und Bestellung von Bürobedarf sowie Kommunikation mit externen Dienstleistern
  • Organisation von internen und externen Meetings, Events und Geschäftsreisen
  • Betreuung der Telefonzentrale, Postbearbeitung und allgemeine Korrespondenz
  • Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und externen Partnern
  • Koordination von Projekten und Aufgaben auf Leitungsebene
  • Unterstützung bei der internen Kommunikation und Weitergabe wichtiger Informationen
  • Überwachung und Verbesserung von Büro- und Verwaltungsprozessen
  • Einführung neuer Tools und Systeme zur Optimierung von Arbeitsabläufen

Das erwartet Dich bei uns!

Deine Benefits bei Hofmann Personal

Das Bruttomonatsgehalt beträgt für diese Funktion mindestens EUR 2.500,00 auf Vollzeitbasis. Überzahlungen sind je nach Qualifikation und Einsatz möglich.

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