Business Travel Assistant

Business Travel Assistant (all genders)

Graz | Präsenz | Vollzeit | Kennziffer: 111-0

Du liebst es, Dinge zu organisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Dann bring dein Organisationstalent bei uns ein! In dieser abwechslungsreichen Rolle sorgst du dafür, dass Geschäftsreisen von der Planung bis zur Abrechnung reibungslos funktionieren und bist eine wichtige Ansprechperson für unsere MitarbeiterInnen sowie externe Partner.

Deine zukünftigen Aufgaben:

• Reiseplanung und -organisation: Du bist verantwortlich für die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen. Dabei berücksichtigst du die individuellen Anforderungen unserer MitarbeiterInnen unter Berücksichtigung unseres Nachhaltigkeitskonzepts und optimierst gleichzeitig Kosten und Zeitaufwand.
• Reisekostenabrechnung: Du überprüfst die Reisekostenabrechnungen sowie die dazugehörigen Belege und sorgst für eine ordnungsgemäße und fristgerechte Abrechnung der entstandenen Reisekosten.
• Rechnungseingang und Bearbeitung: Du überwachst den Eingang von Rechnungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und kümmerst dich um die ordnungsgemäße Weiterleitung und Archivierung.
• Administrative Unterstützung: Administrative Bearbeitung verschiedener Anfragen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.
• Dokumentenmanagement: Du pflegst und aktualisierst Daten, erstellst Reise- und Abrechnungsdokumente und sorgst für die ordnungsgemäße Ablage relevanter Unterlagen.
• Kommunikation mit Dienstleistern: Du bist AnsprechpartnerIn für externe Dienstleister wie Reisebüros, Hotels und Fluggesellschaften.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Bereich Reiseorganisation und Assistenz von Vorteil
• Serviceorientierung sowie Teamfähigkeit und kommunikative Persönlichkeit
• Sorgfalt, Fähigkeit mit vertraulichen Informationen umzugehen
• Mitdenken und strukturiertes Arbeiten
• Versierte MS-Office-Kenntnisse
• BMD NTCS Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Wichtige Fakten über SAL

• Moderne Arbeitsumgebung und neueste Technologien
• Weiterbildungsmöglichkeiten für die Karriereentwicklung
• Familien- & Kinderfreundlichkeit
• "Vital4SAL" zur Förderung eines gesunden Arbeitsplatzes
• 4 € pro Tag Essenszuschuss
• Zuschuss zum Klimaticket
• Unsere Werte: DU-Kultur, Open-door policy, flexible Arbeitszeiten

Diese Stelle unterliegt dem Kollektivvertrag für Beschäftigte in der außeruniversitären Forschung (Forschungs-KV) der Berufsgruppe C. Für diese Position beginnt das monatliche Mindestgehalt auf Vollzeitbasis mit entsprechender Qualifikation bei EUR 2.841, und wird 14-mal im Jahr ausbezahlt.

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