REMOTE HR People Operations Specialist (w/m/d)

Q-TALENT e.U.

REMOTE HR People Operations Specialist (w/m/d)

• Wien
• Sonstiges
• ab € 50000

Das Unternehmen

Dieses international erfolgreiche Technologieunternehmen zählt zu den am schnellsten wachsenden digitalen Plattformanbietern Europas. Es verbindet unternehmerische Freiheit mit technischer Exzellenz und ermöglicht es tausenden Unternehmern weltweit, digitale Geschäftsmodelle erfolgreich aufzubauen und zu skalieren.

Die Unternehmenskultur ist außergewöhnlich modern, eigenverantwortlich und leistungsorientiert. Hier wird nicht verwaltet, sondern gestaltet. Entscheidungen werden schnell getroffen, Feedback ist direkt und konstruktiv, Hierarchien sind bewusst flach gehalten. Jeder Einzelne übernimmt Verantwortung für seinen Bereich – Ownership ist kein Schlagwort, sondern gelebter Alltag.

Besonders hervorzuheben ist die Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Zwischen Teams, Führungskräften und Management besteht ein offener, transparenter Austausch. Ideen sind willkommen, Initiative wird gefördert und Weiterentwicklung aktiv unterstützt. Wer sich einbringen möchte, findet hier nicht nur Raum, sondern echte Gestaltungsmöglichkeiten.

Die Position ist vollständig remote ausgelegt und bietet ein hohes Maß an Flexibilität. Gleichzeitig sind die Prozesse klar strukturiert und anspruchsvoll. Qualität steht über Geschwindigkeit, Substanz über Oberflächlichkeit. Genau deshalb ist auch der Auswahlprozess entsprechend sorgfältig gestaltet.

Das Unternehmen bietet außergewöhnlich attraktive Rahmenbedingungen, moderne Arbeitsmittel, internationale Zusammenarbeit sowie regelmäßige persönliche Team-Events in Europa. Diese Kombination aus Freiheit, Professionalität und Leistungsanspruch macht das Umfeld besonders.

Unsere persönlichen Erfahrungen:

Wir arbeiten seit mehreren Jahren eng mit diesem Unternehmen zusammen und kennen sowohl die Unternehmenskultur als auch die Entscheidungswege und internen Abläufe sehr genau. In dieser Zeit haben wir zahlreiche Talente erfolgreich begleitet und konnten einen tiefen Einblick in die Arbeitsweise, die Erwartungshaltung sowie die Dynamik des Teams gewinnen.

Was wir besonders schätzen, ist die hohe Professionalität im gesamten Bewerbungsprozess. Dieser ist anspruchsvoll, klar strukturiert und konsequent auf Qualität ausgerichtet. Aufgrund der sehr attraktiven Rahmenbedingungen erhält das Unternehmen eine große Anzahl qualifizierter Bewerbungen. Entsprechend sorgfältig und selektiv wird entschieden. Ziel ist es, nicht nur fachlich geeignete Kandidaten zu finden, sondern Persönlichkeiten, die auch kulturell und vom Mindset her wirklich passen.

Wir unterstützen diesen Prozess durch eine strukturierte Vorqualifikation und bereiten unsere Kandidaten intensiv vor. Dabei geben wir fundierte Einblicke in die Rolle, die konkreten Erwartungen, das Teamumfeld und die internen Abläufe. Während des gesamten Bewerbungsprozesses agieren wir als Sparringspartner und sorgen für Transparenz, Klarheit und eine professionelle Vorbereitung auf die einzelnen Gesprächsphasen.

Unser Anspruch ist es, dass Sie nicht einfach eine Bewerbung einreichen, sondern strategisch und bestens vorbereitet in einen Auswahlprozess gehen, der hohe Maßstäbe setzt und im Gegenzug außergewöhnliche Entwicklungsmöglichkeiten bietet.

Remote HR People Operations Specialist (w/m/d)

Diese Position richtet sich an erfahrene HR-Professionals mit ausgeprägter Prozess- und Tech-Affinität, die mehr wollen als administrative Personalarbeit und eine skalierbare People-Operations-Architektur aktiv mitgestalten möchten.

Du bist die zentrale prozessuale Drehscheibe für alle internen People-Themen nach dem Hiring und übernimmst volle Ownership für operative wie strategische Aufgaben. Dabei denkst Du HR nicht als Verwaltung, sondern als System: Du analysierst bestehende Abläufe, automatisierst Strukturen konsequent und entwickelst eine Self-Service-Architektur, die das Unternehmen nachhaltig entlastet und global skalierbar macht. Insbesondere der Aufbau eines fundierten Personalcontrollings mit belastbaren Dashboards, Forecasts und datenbasierten Entscheidungsgrundlagen liegt in Deiner Verantwortung.

Du arbeitest eigenständig in einem vollständig remote organisierten Setup, bist erste Anlaufstelle für komplexe Anfragen auf Deutsch und Englisch und steuerst internationale Schnittstellen souverän. Dabei kombinierst Du analytische Präzision mit Durchsetzungsstärke und behältst auch dann Struktur und Prioritäten im Blick, wenn Projekte kurzfristig entstehen oder Belastungsspitzen auftreten.

Eine Rolle mit hoher Sichtbarkeit, direktem Einfluss auf Effizienz und Skalierbarkeit der HR-Infrastruktur sowie klarer Perspektive zur fachlichen Weiterentwicklung bis hin zur funktionalen Gesamtverantwortung im Bereich People Operations.

Deine Aufgaben:

• People Operations als prozessuale Drehscheibe:
  Du übernimmst die zentrale Verantwortung für alle operativen HR-Themen nach dem Hiring und stellst sicher, dass Anfragen, Vertragsprozesse, Abwesenheiten und administrative Abläufe strukturiert, effizient und sauber dokumentiert umgesetzt werden. Dabei arbeitest Du eigenständig, priorisierst sinnvoll und behältst auch bei parallelen Themen jederzeit den Überblick.
• Automatisierung & Systemlogik statt manueller Verwaltung:
  Du analysierst bestehende Abläufe kritisch und entwickelst skalierbare, technologiegestützte Lösungen. Insbesondere treibst Du die Weiterentwicklung und Automatisierung der People Operations Inbox voran, sodass Standardprozesse klar geführt, nachvollziehbar und möglichst ressourcenschonend abgebildet werden. Dein Anspruch ist es, HR als System zu denken und nicht als Ticket-Verwaltung.
• HR-Tech & Tool-Ownership:
  Du arbeitest sicher mit HR-Systemen und Collaboration-Tools, verstehst deren Logik und nutzt sie gezielt zur Effizienzsteigerung. Neue Tools eignest Du Dir schnell an, hinterfragst bestehende Setups und optimierst Konfigurationen so, dass Prozesse stabil, transparent und skalierbar bleiben.
• Komplexe Anfragen & internationale Schnittstellen:
  Du bearbeitest anspruchsvollere Fälle eigenständig und koordinierst bei Bedarf die Abstimmung mit Legal oder anderen Stakeholdern. Dabei agierst Du strukturiert, durchsetzungsfähig und professionell – auch in einem Umfeld mit starken Persönlichkeiten und hoher Geschwindigkeit.
• On- & Offboarding mit Struktur und Ownership:
  Du stellst sicher, dass On- und Offboardings klar, systemgestützt und prozesssicher ablaufen. Von der Anlage im HRIS bis zur finalen Dokumentation sorgst Du für Konsistenz, Transparenz und eine positive Employee Experience.
• Datenverständnis & Weiterentwicklung Richtung Controlling:
  Du betreust bestehende HR-Reports, entwickelst ein Verständnis für relevante Kennzahlen und baust Schritt für Schritt Deine Kompetenz im Personalcontrolling aus. Dabei bringst Du die Bereitschaft mit, Dich fachlich gezielt weiterzuentwickeln und HR-Daten künftig stärker für fundierte Entscheidungen nutzbar zu machen.
• Proaktive Prozessverbesserung:
  Du erkennst Engpässe frühzeitig, bringst Verbesserungsvorschläge strukturiert ein und setzt Optimierungen eigenständig um. Dabei kombinierst Du operative Hands-on-Mentalität mit einem klaren Blick für nachhaltige, skalierbare Strukturen.

Dein Profil:

• Mehrjährige Erfahrung in People Operations oder HR:
  Du bringst mindestens 2–3 Jahre relevante Berufserfahrung im HR-Umfeld mit, idealerweise mit Schwerpunkt People Operations, HR-Administration oder HR-Prozessmanagement. Du hast operative Verantwortung übernommen und weißt, wie wichtig saubere, verlässliche Strukturen im Hintergrund sind.
• Operations-Kompetenz & Prozessdenken:
  Du denkst in End-to-End-Prozessen statt in Einzelaufgaben. Abläufe analysierst Du strukturiert, erkennst Optimierungspotenziale und entwickelst Lösungen, die skalierbar und nachhaltig sind. HR ist für Dich kein Ticketsystem, sondern eine Infrastruktur, die funktionieren muss – auch bei Wachstum und Dynamik.
• Technikaffinität & Systemverständnis:
  Du arbeitest routiniert mit HRIS- und Performance-Tools wie Personio, Leapsome oder vergleichbaren Systemen und verstehst deren Logik. Automatisierungen, Workflows und systemgestützte Prozesse interessieren Dich – nicht nur in der Anwendung, sondern auch im konzeptionellen Aufbau. Du musst kein IT-Experte sein, aber Du hast Freude daran, Dich tief in Tool-Strukturen einzuarbeiten.
• Ownership & Durchsetzungsfähigkeit:
  Du übernimmst Verantwortung für Themen und Projekte von der Analyse bis zur Umsetzung. Dabei vertrittst Du Deine fachliche Einschätzung klar und bleibst auch in der Zusammenarbeit mit starken Stakeholdern standfest, ohne die professionelle Arbeitsbeziehung zu gefährden.
• Struktur, Präzision & Selbstorganisation:
  Du arbeitest methodisch, priorisierst eigenständig und behältst auch bei parallelen Themen oder spontanen Anforderungen die Kontrolle. Remote-Arbeit bedeutet für Dich fokussiertes, eigenverantwortliches Arbeiten – nicht Abstimmungschaos.
• Resilienz & mentale Flexibilität:
  In einem Umfeld, in dem Projekte kurzfristig entstehen können, bleibst Du ruhig, lösungsorientiert und handlungsfähig. Du kannst schnell zwischen Themen wechseln, ohne an Qualität einzubüßen.
• Analytisches Interesse & Entwicklung Richtung Personalcontrolling:
  Du hast ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und Interesse daran, HR-Kennzahlen besser zu verstehen und nutzbar zu machen. Du musst noch kein ausgewiesener Controlling-Experte sein – entscheidend ist Deine Motivation, Dich in diesem Bereich gezielt weiterzuentwickeln und datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.
• Kommunikationsstärke & Professionalität:
  Du kommunizierst klar, präzise und adressatengerecht – schriftlich wie mündlich – auf Deutsch und Englisch. Auch bei sensiblen Themen bleibst Du sachlich, lösungsorientiert und professionell.
• Persönliche Reife & Standing:
  Du bringst die nötige Souveränität mit, um Dich in einem leistungsorientierten Umfeld zu behaupten. Du bist weder reiner Verwalter noch reaktiver Support, sondern eine strukturgebende Persönlichkeit mit Substanz, Klarheit und echter Ownership.

Rahmenbedingungen

Gehalt:

Das Fixgehalt für diese Position liegt bei rund 50.000 € brutto pro Jahr auf Vollzeitbasis. Die konkrete Einordnung hängt selbstverständlich von Deiner Qualifikation, Deiner bisherigen Verantwortung in People Operations sowie Deiner Prozess- und Systemkompetenz ab. Bei entsprechender Seniorität ist auch eine höhere Vergütung möglich.

Zusätzlich steht ein gezieltes Weiterbildungsbudget von rund 10.000 € zur Verfügung, insbesondere für den Ausbau Deiner Expertise im Bereich Personalcontrolling. Damit wird nicht nur Deine fachliche Entwicklung gefördert, sondern auch bewusst in langfristiges internes Know-how investiert.

Arbeitszeit:

Vollzeit mit 35–40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeitgestaltung ist flexibel und erfolgt in Abstimmung mit dem Team. Eigenverantwortliche Priorisierung und strukturierte Selbstorganisation sind dabei selbstverständlich.

Remote-Modell:

Die Position ist 100 % remote ausgelegt. Eine Festanstellung ist aus zahlreichen europäischen Ländern möglich. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, bis zu 170 Tage pro Jahr im EU-Ausland zu arbeiten (weitere Länder nach Absprache).
Optional können Coworking-Spaces genutzt werden (bis zu 3 Tage pro Woche).

Arbeitsweise & Kultur:

Das Unternehmen setzt auf Ownership statt Micromanagement, direkte Kommunikation und eine Kultur auf Augenhöhe. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und regelmäßige persönliche Team-Events in Europa ergänzen das Remote-Setup.

Onboarding:

Die ersten Wochen sind strukturiert aufgebaut, um ein tiefes Produktverständnis zu gewährleisten. Neue Mitarbeitende durchlaufen zunächst Stationen im Support- und Produktgenehmigungsbereich, bevor sie in ihre eigentliche Rolle starten. Dieses Rite of Passage-Onboarding ist bewusst anspruchsvoll und bildet die Grundlage für spätere Autorität im Kundenkontakt.

Technische Ausstattung:

Modernes Equipment (Mac oder Windows) wird vollständig gestellt.

Urlaub & Benefits:

30 Urlaubstage pro Jahr sowie zusätzliche Benefits wie Team-Events, Lieferando-Guthaben und eine internationale, leistungsorientierte Arbeitsumgebung runden das Paket ab.

Deine Bewerbung - so geht's weiter:

Du hast Interesse an der Position? Dann klicke auf "Auf Stelle bewerben" und sende uns Deine Kontaktdaten sowie Deinen Lebenslauf.

Im Anschluss folgt ein persönliches Gespräch.
Dabei schauen wir gemeinsam, ob die Rolle fachlich, persönlich und von den Rahmenbedingungen gut zu Dir passt.

Unsere Rolle als Personalberater:

Wenn wir gemeinsam mit Dir feststellen, dass die Position für Dich sinnvoll ist, übernehmen wir die weitere Kommunikation mit dem Unternehmen. Dazu erstellen wir eine strukturierte Zusammenfassung Deiner Qualifikationen und empfehlen Dich gezielt beim Unternehmen.

1. Weiterleitung Deiner Unterlagen an das Unternehmen.
2. Rückmeldung des Unternehmens mit Feedback und ggf. Terminvorschlägen.
3. Begleitung und Beratung während des gesamten Bewerbungsprozesses.
4. Vorbereitung auf Gespräche und Austausch zu Erwartungen und Rahmenbedingungen.
5. Unterstützung bei Vertragsgesprächen.

Während des gesamten Prozesses stehen wir Dir als feste Ansprechpartnerinnen zur Seite und sorge für eine transparente, klare Kommunikation zwischen Dir und dem Unternehmen.

Du profitierst dabei von unserer langjährigen Zusammenarbeit mit dem Unternehmen, unserer Einschätzung des Bewerbungsprozesses sowie von zusätzlichen Hintergrundinformationen, die über die reine Stellenbeschreibung hinausgehen.

Diskretion, Verlässlichkeit und eine realistische Einschätzung stehen dabei für uns im Vordergrund.