Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d) - 20 h/Woche

Über das Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein weltweit erfolgreiches, forschendes Pharmaunternehmen mit modernem Standort im 2. Wiener Gemeindebezirk. Im Zuge des weiteren Wachstums suchen wir im Rahmen der Personaldienstleistung eine engagierte, serviceorientierte Persönlichkeit, die als kommunikative Drehscheibe den reibungslosen Ablauf des Standorts sicherstellt.

Ihre Aufgaben

• Standortorganisation: Verantwortung für den operativen Bürobetrieb inklusive Termin- und Postmanagement sowie Bestellwesen.
• Empfang & Concierge-Service: Erste professionelle Anlaufstelle für Mitarbeiter, Besucher sowie externe Partner und Dienstleister.
• Dienstleisterkoordination: Steuerung und Qualitätssicherung von externen Services wie Facility Management, Reinigung, Catering und Sicherheitsdienst.
• Versorgungsmanagement: Eigenständige Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Organisation von Speisen und Getränken für Meetings und Veranstaltungen.

Ihr Profil

• Persönlichkeit: Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, gepflegtes Auftreten und ausgeprägter Teamgeist.
• Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit vorausschauendem Prioritätenmanagement.
• Qualifikation & Erfahrung: Erste Berufserfahrung im Office-, Assistenz- oder Empfangsbereich von Vorteil; auch motivierte Studierende sind ausdrücklich willkommen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Umfeld.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und Affinität zu modernen IT-Tools.

Unser Angebot

• Attraktives Arbeitsumfeld: Modern ausgestatteter Arbeitsplatz in bester Lage im 2. Bezirk mit optimaler öffentlicher Verkehrsanbindung.
• Flexibilität: Flexible Zeiteinteilung im Ausmaß von 20 Wochenstunden - ideal vereinbar mit Studium oder Familie.
• Internationaler Rahmen: Einblick in ein global agierendes Pharmaunternehmen und Zusammenarbeit in einem dynamischen, wertschätzenden Team.
• Gestaltungsspielraum: Eine abwechslungsreiche Drehscheibenfunktion mit eigenverantwortlichem Tätigkeitsbereich und attraktiven Zusatzleistungen.
• Vergütung: Für diese Position gilt ein kollektivvertragliches Mindestgehalt ab EUR 2.900,- brutto pro Monat auf Vollzeitbasis (aliquot entsprechend dem Stundenausmaß). Eine marktkonforme Überzahlung ist abhängig von Ihrer individuellen Qualifikation und Vorerfahrung vorgesehen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Werden Sie Teil eines erfolgreichen Teams. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Berufsfeld: ASSISTENZ, SEKRETARIAT & VERWALTUNG Referenznummer: EMPFA54636