Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Du behältst gern den Überblick und bringst Struktur in den Arbeitsalltag?

Dann bist du bei Artaker IT richtig! Wir suchen Verstärkung für unsere Geschäftsführung – mit Fokus auf Organisation und Koordination rund um Meetings, Entscheidungsvorlagen und interne Projekte.

Was dich erwartet

• Abwechslungsreiche Aufgaben: von der Meeting-Organisation über Entscheidungsvorlagen bis zur Koordination interner Projekte
• Nähe zum Management: du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung und in weiterer Folge mit den Business Unit Managern zusammen
• Verantwortung & Gestaltung: du übernimmst eigene Aufgabenpakete und entwickelst dich laufend weiter
• Bereichsübergreifender Einblick: enge Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen

Deine Vorteile bei Artaker:

• Modernes Büro (1040 Wien, direkt an der U4) + Home-Office
• Gehalt ab € 56.000 brutto/Jahr (Vollzeitbasis, Anpassung je nach Qualifikation)
• Wiener Linien Jahreskarte
• Essensgutscheine
• Notebook & Smartphone
• Gemeinsam mehr erleben – bei Events, Teamabenden und Feiern
• Planbare Teilzeit: 20 Stunden/4 Tage (Tage sind verhandelbar)
• Fachliches Sparring – direkt mit der Geschäftsführung und den Teamleads

Was du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH, Universität) oder mehrjährige Berufspraxis im Assistenz-, Backoffice- oder Organisationsbereich
• Freude an Projektarbeit und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse – Erfahrung bzw. Offenheit im Umgang mit KI-Tools (z. B. Claude)
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie äußerst strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise

Deine Aufgaben:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und in weiterer Folge der Business Unit Manager
• Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Berichten und Präsentationen sowie Entscheidungsvorlagen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops der Geschäftsführung
• Koordination und Einholung relevanter Informationen aus den Fachbereichen sowie deren Aufbereitung zu Statusberichten und Projektständen für die Geschäftsführung
• Betreuung der Projekt- und Aufgabenübersichten sowie Unterstützung bei der Steuerung interner Projekte
• Pflege von Dokumentationen, Ablagen und administrativen Abläufen
• Bei Bedarf eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Projekte

Warum Artaker?

Weil wir IT menschlich machen. Bei uns arbeiten 35 Kolleg*innen, die einander helfen, fordern und fördern. Wir glauben an Eigenverantwortung ohne Bürokratie – und daran, dass Arbeit auch Freude machen darf.

Klingt nach deiner nächsten Herausforderung? Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter der Kennnummer 112.364 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.