Personal Assistant | Global Investment Firm

Unsere Klientin ist eine hochangesehene, internationale Investmentmanagementfirma mit Vertretungsbüros in Wien und New York. Das Unternehmen ist global tätig und bietet ein professionelles, internationales Arbeitsumfeld mit moderner Infrastruktur und einem eleganten historischen Büro in 1010 Wien.

Wir suchen derzeit einen hochorganisierten, zuverlässigen und proaktiven persönlichen Assistenten (PA), um den Eigentümer der Firma zu unterstützen und bei einer Vielzahl von persönlichen, logistischen und organisatorischen Aufgaben zu helfen.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Als vertrauenswürdiger Gatekeeper und Koordinationspunkt für persönliche, administrative Angelegenheiten fungieren.
• Koordination der täglichen Logistik, einschließlich Lieferungen und Organisation von Dienstleistungen für private und büroliche Angelegenheiten.
• Verwaltung von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Transport, Unterkünften und Aktivitäten.
• Koordination von Restaurantreservierungen und Terminen.
• Verwaltung von Erinnerungen und wichtigen Fristen.
• Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen bei gleichzeitiger Führung organisierter Aufzeichnungen.
• Unterstützung bei Besorgungen und persönlichen Einkaufsaufgaben.
• Unterstützung bei persönlichen und familienbezogenen organisatorischen Angelegenheiten (Termine, schulbezogene Aufgaben usw.).
• Organisation und Koordination privater oder kleiner beruflicher Veranstaltungen.
• Sicherstellung der reibungslosen Koordination persönlicher und haushaltsbezogener Angelegenheiten.

Ihr Profil

• Vorherige Erfahrung als persönlicher Assistent, Concierge oder Verwaltungsassistent.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Aufmerksamkeit für Details.
• Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und effektiv zu priorisieren.
• Sicher im Umgang mit externen Anbietern und Dienstleistern.
• Technikaffin mit Kenntnissen in gängigen Büro- und Planungstools.
• Fließendes Englisch ist erforderlich; Deutsch wird als Vorteil angesehen.

Unser Klient bietet

• Eine vertrauensvolle Rolle mit enger Interaktion mit der Unternehmensführung.
• Ein professionelles und internationales Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitsstruktur (Teilzeit oder alternative Vereinbarung je nach Kandidatenprofil).
• Remote-Arbeit ist eine Option.
• Elegantes historisches Büro mit modernster Technologie und moderner Ausstattung im Herzen von Wien.
• Attraktives und überdurchschnittliches Vergütungspaket.

Wenn Sie eine proaktive und hochorganisierte Person sind, die es genießt, Führungskräfte in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

via das Bewerbungsformular:
https://apply.workable.com/j/A934E7AB9A

oder per E-Mail (bitte nur eine CV-Datei hochladen)
A934E7AB9A@jobs.workablemail.com

Iro&Partners Personal- u. Managementberatungs-GmbH
Büro Wien: 1010 Wien, Opernring 9 • Tel: +43 1 877 87 19
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