Werkstudent (m/w/d) Office Management

Wien
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Werkstudent (m/w/d) Office Management * Wien Student intern Student/Intern XING ist das führende soziale Netzwerk im deutschsprachigen Raum für alles rund um Beruf und Karriere. Mehr als 1.500 Mitarbeiter geben jeden Tag alles, um unsere über 16 Millionen Mitglieder auf ihrem Weg in eine bessere Arbeitswelt zu begleiten: For a better working life. XING ist das führende soziale Netzwerk im deutschsprachigen Raum für alles rund um Beruf und Karriere. Mehr als 1.500 Mitarbeiter geben jeden Tag alles, um unsere über 18 Millionen Mitglieder auf ihrem Weg in eine bessere Arbeitswelt zu begleiten: For a better working life. Werkstudent (m/w/d) Office Management Unser Office Management Team am neuen Wiener NEW WORK Standort sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Office-Alltags. Ob der tägliche Office-Rundgang und die Vorbereitung der Meetingräume, die Büromaterial-Bestellung oder die Betreuung der Eingangs- und Ausgangspost - Hand in Hand geben wir jeden Tag alles, um unsere Mitarbeiter/innen von XING E-Recruiting, Prescreen & kununu zu unterstützen. Gleichzeitig unterstützen wir das Top-Management durch Buchung der Dienstreisen und Organisation von Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier, Teamevents, Onboarding neuer Mitarbeiter, usw.) - dabei arbeiten wir lösungs- und serviceorientiert und sind zuverlässig. Eine Aufgabe, die herausfordert: * Du bist ein wichtiger Teil des Office Management Teams, das am neuen Wiener NEW WORK Standort (Schottengasse 6, 1010 Wien) die Mitarbeiter unserer 3 Unternehmen (XING E-Recruiting, Prescreen & kununu) in allen administrativen und organisatorischen Bereichen der Teamassistenz tatkräftig unterstützt. * Du arbeitest im Mittelpunkt unseres Büros und bist der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter, Gäste und Lieferanten und somit Visitenkarte und Aushängeschild des Wiener Standortes * Deine Aufgaben sind so abwechslungsreich wie das Office Management selbst: von der persönlichen und telefonischen Servicierung am Front Desk, dem täglichen Office-Rundgang und der Vorbereitung von Meeting-Räumen über das Auffüllen unserer Obstkörbe bis hin zur Organisation interner Veranstaltungen deckst du ein breites Spektrum an wichtigen Tasks ab, die einen reibungslosen Office-Alltag sicherstellen. * Du bist für die Verwaltung und den Versand von Merchandise Artikeln verantwortlich (z.B. Inventarisierung von Goodies & Give aways) * Du behältst den Überblick über die Lagerbestände unseres Büromaterials - vom Kugelschreiber bis zum Toilettenpapier - und wickelst selbstständig die rechtzeitige Nachbestellung ab. * Du buchst weltweite Dienstreisen für unser Top Management und übernimmst auch die Spesenabrechnung. * Du verwaltest die User in unserem Reisebuchungstool und schulst neue Mitarbeiter darin ein. Ein Background, der überzeugt: * Du studierst (idealerweise Tourismus und/oder Wirtschaft) und verfügst bereits über erste, vergleichbare Erfahrungen im Gastro- oder Dienstleistungs-Bereich * Deine Stärken sind Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Organisationstalent * Du hast Freude daran, erster Ansprechpartner im Büro zu sein, flexibel in unterschiedlichen Situationen zu agieren, kannst mehrere Themen gleichzeitig handeln und bleibst dabei immer freundlich und gelassen. * Du bist kommunikationsstark, sowohl im persönlichen Gespräch als auch am Telefon, und ein echter Teamplayer. * Du bist fit in MS-Office und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse runden Dein Profil ab. * Du bist ab sofort an 4 - 5 Tagen pro Woche für 25 Stunden verfügbar und teilst dir Deine Arbeitszeit mit Deinen Kolleg/inn/en in einem Dienstplan ein. Das kannst du erwarten: Du arbeitest im Herzen von Wien in einem innovativen und dynamischen Arbeitsumfeld. * Du merkst, das hier ist kein 0815-Empfangsjob: Als Teil des Office Management-Teams sammelst du vielseitige Erfahrungen in einem digitalen, international agierenden Unternehmen, das durch eine wertschätzende & performance-orientierte Unternehmenskultur geprägt ist. * Du wirst in alle Tasks von erfahrenen Kollegen eingeschult, die immer mit Freude und vollem Einsatz für das Team bei der Sache sind. Wir bieten dir flexible Arbeitszeiten sowie vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten und eine Menge Spaß neben der Arbeit. Dich erwartet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und sympathischen Team. Und ja, wir haben auch Getränke und Bio-Obst gratis für alle. Und richtig, Wuzzlertische. Und Essensgutscheine. 6 Wochen Urlaub pro Jahr für Deine Erholung. Und du bekommst ein Notebook zur privaten Nutzung. Und… Und der guten Ordnung halber sagen wir, dass ein Jahresgehalt 22.400,-- Euro (brutto, 40h-Vollzeit-Basis) gilt. Klingt gut? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Du hast noch offene Fragen? Therese Pestl